Soci, rinnovi, quote sociali, eventi e la casella email della segreteria — gestiti da un'unica piattaforma invece che da un foglio di calcolo, una mailing list e tre strumenti di pagamento.
Il manager di un circolo nautico, spesso chiamato segretario del circolo o direttore generale, gestisce l'amministrazione di uno yacht club o di un circolo velico — l'albo soci, i rinnovi e le quote sociali, le nuove domande di ammissione, gli eventi e le iscrizioni alle regate, le comunicazioni e il supporto di cui il consiglio direttivo ha bisogno per governare.
Ogni attività di un circolo dipende da un albo soci accurato e aggiornato: chi è socio, in quale categoria, in regola fino a quando, con quale barca, abilitazioni e consensi.
Le entrate di un circolo sono stagionali e concentrate. La stagione dei rinnovi, l'avvio del calendario velico e i grandi eventi portano ciascuno centinaia di pagamenti da emettere, sollecitare e riconciliare.
The 2026 reality, by the numbers
Regate sociali, crociere in flottiglia, attività giovanile, cene sociali, open day e l'assemblea annuale dei soci richiedono tutti iscrizioni, limiti di posti e una lista all'ingresso.
I circoli ben gestiti hanno un tratto comune: i soci fanno da sé — aggiornano i propri dati, rinnovano e pagano online — mentre la segreteria si occupa delle eccezioni e delle persone. Vedi il modulo Guild per tutte le funzionalità.
Tipicamente lavora in
Problemi ricorrenti nelle segreterie dei circoli — quasi tutti causati da dati dei soci, pagamenti ed eventi sparsi in strumenti separati.
Un file su un solo laptop, con diverse versioni in circolazione e nessuno storico di chi ha modificato cosa.
Un unico albo con la traccia delle modifiche elimina la domanda "quale file è quello giusto?".
Lettere di rinnovo, bonifici senza causale e settimane passate ad abbinare i pagamenti ai nomi.
Cambio di indirizzo, nuova barca, ricevuta smarrita: ogni piccolo aggiornamento diventa un'email che qualcuno deve gestire.
Un portale soci trasforma quelle email in aggiornamenti che i soci fanno da soli.
Le iscrizioni arrivano tramite modulo, email e al tavolo. Nessuno conosce i numeri reali fino alla mattina dell'evento.
Giovani, regatanti e soci frequentatori ricevono lo stesso messaggio, così la maggior parte smette di leggere.
I soci si aspettano che le loro scelte sulla privacy siano rispettate nell'elenco soci, nelle foto e nelle comunicazioni.
SupaSailing Guild offre al manager del circolo un unico albo soci, rinnovi e quote automatizzati, un portale soci self-service, eventi con check-in e comunicazioni segmentate.
Soci persone fisiche e aziende con livelli, storico dei rinnovi e stato, più avvisi alla scadenza delle abilitazioni.
Fatture emesse al rinnovo con solleciti e rimborsi gestiti nella piattaforma.
I soci pagano online e il denaro arriva direttamente sul conto del circolo.
I soci aggiornano il profilo, caricano i certificati, rinnovano, pagano e gestiscono i consensi.
Regate, cene e corsi con sessioni, biglietti, liste d'attesa e un'app di check-in che funziona offline.
Campagne per livello, sezione o stato, inviate dal dominio verificato del circolo.
Un elenco pubblico o riservato ai soci in cui ogni socio controlla la propria visibilità.
Import guidato da Excel o Wild Apricot con simulazione di prova, e un export completo dei dati in qualsiasi momento.
Una giornata tipo, in piena stagione dei rinnovi, per il manager di un circolo velico da 600 soci su SupaSailing Guild.
Panoramica della fatturazione: i pagamenti della notte sono già registrati e le ricevute inviate. La segreteria parte dalle eccezioni, non dall'estratto conto.
Tre soci hanno cambiato indirizzo e uno ha aggiornato i dati della propria barca, un campo che il circolo ha aggiunto al profilo, tramite il portale. Niente da ridigitare.
Il sollecito programmato è già partito. Il manager telefona a cinque soci di lunga data che non hanno rinnovato, per capirne il motivo.
Arriva una domanda con documenti e referenze. Passa alla valutazione della commissione ammissioni.
Le iscrizioni per sabato sono aperte online con limite di posti e quote. L'elenco iscritti si aggiorna da solo man mano che i soci pagano.
Un messaggio sul corso estivo per ragazzi va solo ai soci della categoria juniores, dal dominio del circolo.
Il tasso di rinnovo rispetto all'anno scorso è pronto per la riunione del consiglio direttivo di stasera, esportato in PDF.
Cosa notano di solito i circoli dopo aver spostato la gestione dei soci da fogli di calcolo ed email a un'unica piattaforma.
Fatture, pagamenti, ricevute e solleciti procedono in automatico per la maggior parte dei soci.
I solleciti non vengono mai dimenticati e per pagare basta un link.
Modifiche al profilo e ricevute passano al portale soci.
Andamento anno su anno di soci e rinnovi senza ricostruire un foglio di calcolo.
Demo di 30 minuti tarata sul caso d'uso reale di un manager del circolo nautico. Se un'altra piattaforma è più adatta, te lo diciamo.