Software di Gestione Charter Yacht

Le società di charter gestiscono molte cose per ogni prenotazione: la disponibilità di più barche, preventivi e itinerari su misura per ogni cliente, contratti da far firmare, acconti e saldi con scadenze diverse e i dati degli ospiti che l'equipaggio deve avere prima dell'imbarco. Quando tutto questo vive tra thread di email, fogli di calcolo e contratti cartacei, è facile prenotare due volte lo stesso yacht, dimenticare l'incasso di un saldo o salpare senza che le esigenze alimentari degli ospiti siano mai arrivate in cambusa. Le richieste arrivano dal sito, per telefono e tramite partner, e senza un'unica base dati condivisa nessuno sa dire a colpo d'occhio quali barche sono libere la settimana prossima o quali clienti devono ancora pagare. Gli operatori hanno bisogno di una piattaforma che segua ogni charter dalla prima richiesta fino alla recensione dopo il viaggio.

SupaSailing Charter riunisce questo lavoro in un'unica app. Ogni imbarcazione ha le sue caratteristiche, foto, prezzi stagionali e documenti, e una timeline mostra tutte le prenotazioni per imbarcazione e fascia oraria, così la disponibilità viene verificata prima di confermare una prenotazione. Gli itinerari si costruiscono giorno per giorno con tappe, attività e mappa interattiva, e si condividono con il cliente tramite un link. Le proposte partono con il tuo brand e si accettano online, i contratti di noleggio si firmano elettronicamente con un codice monouso e le schede preferenze raccolgono esigenze alimentari e occasioni speciali prima dell'imbarco. Gli ospiti pagano acconti e saldi con link di pagamento tramite Stripe, PayPal, SumUp o bonifico, e le fatture si generano dalle prenotazioni confermate. Quando una prenotazione viene pagata parte un'email di conferma, e le email programmate inviano promemoria prima del charter e richieste di feedback dopo il viaggio nei giorni che scegli tu.

Un Charter dalla Richiesta alla Recensione

Prendiamo un tipico charter di una settimana. Un cliente invia una richiesta dal widget di prenotazione sul sito dell'operatore, e la richiesta arriva nella casella delle richieste accanto a quelle che l'ufficio ha inserito dopo una telefonata. Il team controlla la timeline, sceglie uno yacht libero e invia una proposta con un itinerario giorno per giorno. Quando il cliente la accetta online, l'ufficio crea la prenotazione e invia il contratto di noleggio per la firma elettronica. Un link di pagamento incassa l'acconto, e il saldo resta nel piano dei pagamenti con la sua scadenza. Prima della partenza un'email programmata fa da promemoria agli ospiti, che compilano la scheda preferenze con esigenze alimentari e preferenze di cabina, e l'equipaggio lavora sulla lista di cambusa. Dopo il viaggio un'altra email programmata chiede un feedback e una recensione, e la fattura si emette dalla stessa prenotazione.

Il risultato è un'unica scheda per ogni charter invece di file sparsi. La dashboard mostra ricavi, charter in arrivo, pagamenti in sospeso e occupazione della flotta, e il flusso di cassa elenca ciò che devi incassare e ciò che devi versare ad armatori e agenti, con scadenze, promemoria ed esportazione in PDF. Le valute multiple si gestiscono con i tuoi tassi di cambio. Il tuo sito web, le landing page e le brochure si creano nella stessa app, le prenotazioni si possono sincronizzare con Viator e un feed iCal le porta nei calendari Google, Apple o Outlook. Il team lavora in sei lingue, può tradurre con l'AI le descrizioni di imbarcazioni e itinerari e può consultare o aggiornare i charter da un bot Telegram senza fare login. Un piccolo operatore può partire dal piano gratuito per uno yacht e passare a un piano superiore quando la flotta cresce.