Mitglieder, Beitragsverlängerungen, Mitgliedsbeiträge, Veranstaltungen und das Club-Postfach — gesteuert von einer Plattform statt aus einer Tabelle, einem E-Mail-Verteiler und drei Zahlungstools.
Ein Clubmanager im Yachtclub, oft auch Clubsekretär oder Geschäftsführer genannt, leitet die Verwaltung eines Yachtclubs oder Segelvereins — das Mitgliederverzeichnis, Beitragsverlängerungen und Mitgliedsbeiträge, neue Aufnahmeanträge, Veranstaltungen und Regattameldungen, die Kommunikation und die Unterstützung, die der Vorstand für die Vereinsführung braucht.
Jede Aktivität im Club hängt von einem korrekten, aktuellen Mitgliederverzeichnis ab: wer Mitglied ist, in welcher Kategorie, bis wann bezahlt, mit welchem Boot, welchen Qualifikationen und Einwilligungen.
Die Einnahmen eines Clubs sind saisonal und konzentriert. Die Verlängerungssaison, der Start in den Segelkalender und große Veranstaltungen bringen jeweils Hunderte von Zahlungen, die ausgestellt, nachverfolgt und abgeglichen werden müssen.
The 2026 reality, by the numbers
Clubregatten, Geschwaderfahrten, Jugendtraining, gesellige Abendessen, Tage der offenen Tür und die jährliche Mitgliederversammlung brauchen Anmeldungen, Teilnehmerbegrenzungen und eine Liste am Eingang.
Gut geführte Clubs folgen einem Muster: Mitglieder helfen sich selbst — sie aktualisieren ihre Daten, verlängern und bezahlen online —, während sich die Geschäftsstelle um Ausnahmen und Menschen kümmert. Siehe das Guild-Modul für den vollen Umfang.
Typischerweise bei
Wiederkehrende Probleme in Club-Geschäftsstellen — die meisten entstehen, weil Mitgliederdaten, Zahlungen und Veranstaltungen in getrennten Tools liegen.
Eine Datei auf einem Laptop, mit mehreren Versionen im Umlauf und ohne Historie, wer was geändert hat.
Ein einziges Verzeichnis mit Änderungsprotokoll beendet die Diskussion „Welche Datei stimmt?“.
Verlängerungsschreiben, Überweisungen ohne Verwendungszweck und wochenlanges Zuordnen von Zahlungen zu Namen.
Adressänderung, neues Boot, verlorene Quittung: Jede kleine Änderung wird zu einer E-Mail, die jemand bearbeiten muss.
Ein Mitgliederportal verwandelt diese E-Mails in Änderungen, die Mitglieder selbst vornehmen.
Meldungen kommen per Formular, per E-Mail und am Meldetisch. Niemand kennt die tatsächlichen Zahlen bis zum Morgen der Veranstaltung.
Jugendliche, Regattasegler und gesellige Mitglieder erhalten dieselbe Nachricht, also hören die meisten auf zu lesen.
Mitglieder erwarten, dass ihre Datenschutzeinstellungen respektiert werden — im Verzeichnis, auf Fotos und in der Kommunikation.
SupaSailing Guild gibt dem Clubmanager ein zentrales Mitgliederverzeichnis, automatisierte Verlängerungen und Beiträge, ein Self-Service-Mitgliederportal, Veranstaltungen mit Check-in und segmentierte Kommunikation.
Einzel- und Firmenmitglieder mit Stufen, Verlängerungshistorie und Status, dazu Hinweise, wenn Qualifikationen ablaufen.
Rechnungen werden zur Verlängerung ausgestellt, Zahlungserinnerungen und Rückerstattungen laufen über die Plattform.
Mitglieder zahlen online, und das Geld geht direkt auf das eigene Konto des Clubs.
Mitglieder aktualisieren ihr Profil, laden Zertifikate hoch, verlängern, bezahlen und verwalten ihre Einwilligungen.
Regatten, Abendessen und Kurse mit Einzelterminen, Tickets, Wartelisten und einer Check-in-App, die offline funktioniert.
Kampagnen nach Stufe, Abteilung oder Status, versendet von der eigenen verifizierten Domain des Clubs.
Ein öffentliches oder nur für Mitglieder zugängliches Verzeichnis, in dem jedes Mitglied seine Sichtbarkeit selbst bestimmt.
Geführter Import aus Excel oder Wild Apricot mit Testlauf und jederzeit ein vollständiger Datenexport.
Ein repräsentativer Tag in der Verlängerungssaison für den Manager eines Segelvereins mit 600 Mitgliedern auf SupaSailing Guild.
Abrechnungsübersicht: Die Zahlungen der Nacht sind bereits verbucht und die Quittungen versendet. Die Geschäftsstelle beginnt mit den Ausnahmen, nicht mit dem Kontoauszug.
Drei Mitglieder haben ihre Adresse geändert und eines hat die Angaben zu seinem Boot aktualisiert, ein Feld, das der Club dem Profil hinzugefügt hat, über das Portal. Nichts muss abgetippt werden.
Die geplante Zahlungserinnerung ist verschickt. Der Manager ruft fünf langjährige Mitglieder an, die noch nicht verlängert haben, um den Grund zu erfahren.
Ein Aufnahmeantrag geht mit Unterlagen und Referenzen ein. Er geht zur Prüfung an den Aufnahmeausschuss.
Die Meldungen für Samstag sind online geöffnet, mit Teilnehmerbegrenzung und Gebühren. Die Meldeliste aktualisiert sich selbst, sobald Mitglieder bezahlen.
Eine Nachricht zum Jugend-Sommerkurs geht nur an die Mitglieder der Jugendkategorie, von der Club-Domain.
Die Verlängerungsquote im Vergleich zum Vorjahr ist für die Vorstandssitzung heute Abend fertig, als PDF exportiert.
Was Clubs typischerweise bemerken, nachdem sie die Mitgliederverwaltung von Tabellen und E-Mail auf eine einzige Plattform verlagert haben.
Rechnungen, Zahlungen, Quittungen und Zahlungserinnerungen laufen für die meisten Mitglieder automatisch.
Zahlungserinnerungen werden nie vergessen, und zum Bezahlen genügt ein Link.
Profiländerungen und Quittungen wandern ins Mitgliederportal.
Mitglieder- und Verlängerungstrends im Jahresvergleich, ohne eine Tabelle neu aufzubauen.
30-Minuten-Demo, zugeschnitten auf den realen Anwendungsfall eines clubmanager im yachtclub. Wenn eine andere Plattform besser passt, sagen wir das.