Vereinssoftware für Yachtclubs und Wassersportverbände

Die meisten Yachtclubs und Wassersportverbände werden von einem ehrenamtlichen Vorstand und einer kleinen Geschäftsstelle geführt, und die Werkzeuge halten selten Schritt. Die Mitgliederliste liegt in einer Tabelle, Beiträgen wird per E-Mail und Überweisung hinterhergelaufen, Aufnahmeanträge kommen als PDF-Anhänge und die Mitgliederversammlung hängt noch an Papiervollmachten und Handzeichen. Allgemeine Vereinssoftware deckt einen Teil ab, weiß aber nichts über Bootsklassen, Sportbootführerscheine, Regatten oder Liegeplätze und bringt Verzeichnis, Events und Abstimmung selten an einem Ort zusammen. Die Folge: dieselbe Arbeit zwei- oder dreimal erfasst, verspätete Verlängerungen und ein Vorstand, der nicht sagen kann, wie sich die Mitgliedschaft seit dem Vorjahr entwickelt hat.

SupaSailing Guild bündelt das gesamte Vereinsleben auf einer Plattform. Das Mitglieder-CRM führt jedes Mitglied, jede Firma und jeden Interessenten mit Mitgliedsstufe, Verlängerungshistorie und Ablauf von Zertifikaten. Beiträge werden bei der Verlängerung automatisch in Rechnung gestellt, mit Erinnerungen vor und nach der Fälligkeit; die Online-Zahlung per Karte oder SEPA auf das Stripe-Konto des Vereins ist integriert und auf Anfrage aktivierbar. Bewerber nutzen ein öffentliches Aufnahmeformular, der Vorstand prüft in Stufen, und die Aufnahme legt die Mitgliedschaft an und lädt das neue Mitglied ins Self-Service-Portal ein. Verzeichnis und Karte zeigen, wer wer ist, die Event-Engine stellt Tickets aus und checkt Gäste per QR ein, und die Gremien-Werkzeuge führen Vorstands- und Mitgliederversammlungen mit Anwesenheit, Vollmachten, festgeschriebenem Quorum, geheimer Abstimmung und nummerierten Beschlüssen. Alles trägt Namen, Farben und Domain Ihres Clubs.

So startet ein Club mit Guild

Ein typischer Start beginnt mit der Liste, die der Club bereits hat. Die Geschäftsstelle lädt ihre Excel-Datei oder den Wild-Apricot-Export hoch, ordnet die Spalten zu und startet einen Probelauf, der jedes Problem zeigt, bevor ein einziger Datensatz geschrieben wird – mit 24 Stunden Rückgängig-Funktion, falls etwas nicht stimmt. Die Verlängerungshistorie wird rekonstruiert, sodass der Vorstand vom ersten Tag an Trends sieht. Danach folgen Marke und Domain, Mitgliedsstufen und Aufnahmeformular sowie eine Einladung, mit der Mitglieder ins Portal kommen und ihre eigenen Daten prüfen. Die Go-live-Checkliste verfolgt jeden Schritt, und die Plattform ist darauf ausgelegt, dass ein Verband in etwa zwei Wochen voll arbeitsfähig ist – ohne eine Zeile Code.

Die Veränderung zeigt sich im Alltag. Mitglieder aktualisieren Zertifikate und Einwilligungen selbst, finden ihre Rechnungen und Belege im Portal und finden einander im Verzeichnis per Smartphone am Steg. Die Geschäftsstelle muss dieselben Daten nicht mehr abtippen, und Verlängerungsrechnungen, Erinnerungen und Belege gehen automatisch hinaus. Der Vorstand kommt mit einem Jahresvergleichsbericht in die Sitzung statt mit einer am Vorabend gebauten Tabelle, und jede Versammlung hält Anwesenheit, Quorum, Abstimmungen und Beschlüsse nachprüfbar fest. Mit Datenhosting in der EU, zweckgebundenen Einwilligungen und jederzeit verfügbarem Komplettexport behält der Club die Kontrolle über die Daten seiner Mitglieder.