Logiciel de Gestion Charter de Yachts

Les sociétés de charter jonglent avec beaucoup d'éléments pour chaque réservation : la disponibilité de plusieurs bateaux, des devis et itinéraires adaptés à chaque client, des contrats à faire signer, des acomptes et soldes aux échéances différentes, et les informations sur les invités dont l'équipage a besoin avant l'embarquement. Quand tout cela vit dans des fils d'e-mails, des tableurs et des contrats papier, il est facile de réserver deux fois le même yacht, d'oublier l'encaissement d'un solde ou de partir sans que les besoins alimentaires des invités soient parvenus jusqu'à la cuisine. Les demandes arrivent par le site web, par téléphone et via des partenaires, et sans un dossier unique et partagé personne ne peut dire d'un coup d'œil quels bateaux sont libres la semaine prochaine ni quels clients doivent encore de l'argent. Les opérateurs ont besoin d'une plateforme qui suit chaque charter de la première demande jusqu'à l'avis après la croisière.

SupaSailing Charter réunit ce travail dans une seule application. Chaque navire a ses caractéristiques, photos, tarifs saisonniers et documents, et une frise affiche toutes les réservations par navire et par créneau, afin que la disponibilité soit vérifiée avant de confirmer une réservation. Les itinéraires se construisent jour par jour avec escales, activités et carte interactive, puis se partagent avec le client par un lien. Les propositions partent à vos couleurs et s'acceptent en ligne, les contrats de charter se signent électroniquement avec un code à usage unique, et les fiches de préférences recueillent besoins alimentaires et occasions spéciales avant l'embarquement. Les invités règlent acomptes et soldes via des liens de paiement Stripe, PayPal, SumUp ou virement, et les factures sont générées à partir des réservations confirmées. Un e-mail de confirmation part dès qu'une réservation est payée, et des e-mails programmés envoient rappels avant le charter et demandes d'avis après la croisière aux jours que vous choisissez.

Un Charter, de la Demande à l'Avis

Prenons un charter classique d'une semaine. Un client envoie une demande via le widget de réservation du site de l'opérateur, et elle arrive dans la boîte des demandes à côté de celles que le bureau a saisies après un appel. L'équipe consulte la frise, choisit un yacht libre et envoie une proposition avec un itinéraire jour par jour. Une fois la proposition acceptée en ligne, le bureau crée la réservation et envoie le contrat de charter en signature électronique. Un lien de paiement encaisse l'acompte, et le solde reste dans l'échéancier avec sa date d'échéance. Avant le départ, un e-mail programmé fait un rappel aux invités, qui remplissent la fiche de préférences avec leurs besoins alimentaires et leurs préférences de cabine, et l'équipage travaille à partir de la liste d'avitaillement. Après la croisière, un autre e-mail programmé demande un retour et un avis, et la facture est émise depuis la même réservation.

Le résultat : un seul dossier par charter au lieu de fichiers dispersés. Le tableau de bord affiche chiffre d'affaires, charters à venir, paiements en attente et occupation de la flotte, et le flux de fonds liste ce que vous avez à encaisser et ce que vous devez aux propriétaires et aux agents, avec échéances, rappels et export PDF. Les devises multiples sont gérées avec vos propres taux de change. Votre site web, vos pages d'atterrissage et vos brochures se créent dans la même application, les réservations peuvent être synchronisées avec Viator, et un flux iCal les affiche dans les agendas Google, Apple ou Outlook. L'équipe travaille en six langues, peut traduire par IA les descriptions des navires et des itinéraires, et peut consulter ou mettre à jour les charters depuis un bot Telegram sans se connecter. Un petit opérateur peut démarrer avec l'offre gratuite pour un yacht et passer à une offre supérieure quand la flotte grandit.