Werftsoftware für Refit- und Servicebetriebe

Die meisten Service- und Refit-Werften arbeiten mit einer Mischung aus Werkzeugen, die nie für die Zusammenarbeit gedacht waren. Arbeitsaufträge stehen auf einem Whiteboard oder in einer Tabelle, Stunden werden auf Papier-Stundenzetteln notiert und am Wochenende abgetippt, Eigner fragen per Telefon und WhatsApp nach dem Stand, und Lieferantenrechnungen stapeln sich als PDF-Anhänge, bis sie jemand erfasst. Die Historie eines Bootes steckt im Kopf des einen Technikers, der es schon immer betreut hat. Allgemeine Auftragssoftware hilft bei der Planung, weiß aber nichts über Motorstunden, Auswassern, Liegeplätze, Garantien oder Eigner, die im Ausland leben, und verbindet die Arbeit an Land selten mit der Rechnung, die danach kommt. Die Folge: Stunden, die nie auf der Rechnung landen, Wartungen, an die man zu spät denkt, und ein Büro, das den ganzen Tag Informationen hinterherläuft.

SupaSailing Shipyard bündelt den Werftbetrieb auf einer Plattform. Anfragen von Mitarbeitern, Eignern oder über Telegram werden zu Arbeitsaufträgen, gruppiert nach Projekt, mit Aufgaben, Fotos, erfassten Stunden und einer Kostenübersicht gegenüber der Schätzung. Der Planer verteilt diese Arbeit auf Personen und auf das Gantt jedes Bootes, und genehmigte Abwesenheiten sperren den Kalender, damit niemand doppelt verplant wird. Jedes Boot hat einen Vessel Passport mit Komponenten, Garantien, Dokumenten und Wartungsintervallen nach Monaten oder Motorstunden, und Überfälliges geht per E-Mail und Telegram an das Team. Eigner verfolgen ihr Boot im Eignerportal, wo ein KI-Assistent aus den Dokumenten des Bootes antwortet. Im Büro laufen die Positionen vom Angebot über Proforma und Lieferschein bis zur Rechnung, der KI-Einkaufsposteingang liest Lieferantendokumente, Kontoauszüge werden mit Rechnungen abgeglichen und Liegeplätze auf einer Satellitenkarte verwaltet. Sachverständige nutzen Gutachten & Schadensfälle für Besichtigungen, markierte Befunde und Gutachten-PDFs.

Ein Arbeitsauftrag von der Anfrage bis zur Rechnung

Nehmen wir einen Routineauftrag. Der Eigner meldet über das Eignerportal ein undichtes Seeventil, und die Anfrage erscheint in der Warteschlange der Werft neben denen, die Mitarbeiter persönlich oder über Telegram erfasst haben. Das Büro macht daraus einen Arbeitsauftrag für das Boot, hängt die Auswasser-Checkliste an und schickt ein aus dem Katalog bepreistes Angebot. Nach der Zusage verteilt der Planer zwei Techniker im Gantt des Bootes und lässt den Kollegen mit genehmigtem Urlaub aus. An Land öffnen die Techniker den Arbeitsauftrag auf dem Smartphone, erfassen ihre Stunden, haken die Checkliste ab und fotografieren das ersetzte Teil. Die Lieferantenrechnung für das Ventil landet im KI-Einkaufsposteingang und wird mit einem Klick zum Bestellentwurf. Beim Abschluss werden dieselben Positionen zur Rechnung, der Vessel Passport dokumentiert die Arbeit, und der Eigner sieht Fotos und Rechnung im Portal. Wenn die Zahlung eingeht, schlägt der Kontoauszugsimport die Zuordnung vor.

Die Veränderung zeigt sich im Alltag. Techniker erfassen Stunden und Fotos dort, wo gearbeitet wird, statt am Freitag die Woche zu rekonstruieren, sodass die erfassten Stunden auch die abgerechneten sind. Das Büro tippt keine Lieferantenrechnungen mehr ab und beantwortet nicht mehr dieselben Eignerfragen am Telefon, weil Portal und KI-Assistent die Antworten schon haben. Wartung wird über den Vessel Passport fällig statt über das Gedächtnis eines Einzelnen, und wenn ein Boot den Eigner wechselt, gehen vollständige Historie, Garantien und Dokumente als Übergabepaket mit. Verantwortliche sehen Belegung, offene Arbeitsaufträge und ablaufende Dokumente auf einem Dashboard, und Gruppen mit mehreren Werften halten die Daten jedes Standorts hinter Berechtigungen pro Werft, in einer gemeinsamen Organisation. Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, einem Audit-Log jeder Änderung und einem kostenlosen Plan zum Einstieg kann die Werft Shipyard an echter Arbeit testen, bevor sie sich festlegt.